入力は「１行に１取引・１列に１項目」〜表計算ソフトのちょっとした基本

ExcelもNumbersもGoogleスプレッドシートも、基本は同じ

表計算ソフトは、会社（法人）でも個人事業でも、ビジネスに無くてはならないツールとなりました。

表計算ソフトで作った取引のデータを（そのまま、あるいはCSVファイルに変換して）、会計ソフトにインポートして（取り込んで）記帳するやり方も、普及してきているように感じます。

そして、今でも表計算ソフトの代表はマイクロソフトのExcelですが、AppleのNumbersやGoogleスプレッドシートも広く使われるようになっています。

今回の投稿では、どの表計算ソフトでも同じ「基本」として、入力を「１行に１取引・１列に１項目」とすることについて説明します。

「１行に１取引」とは

「シートの１行には、取引１回分のみを入力する」ことを意味します。行は、シートの横方向です。

料理教室の日々の取引を例として示します。

下の画像の赤枠で囲んだ部分が１行となります。近藤勇様へ授業１コマ（５０分）ぶんを行い（売上げ）、対価5,500円（税込）は現金で受け取ったという取引です。

なお、「取引１回分」について、事業内容によっては「取引１日分」にまとめても良いでしょう。事業内容に応じて取引１回分を、読みやすいように定義してもいいのです。

下の画像においても、例えば、２月１日に津田梅子様に授業２コマ（＝１００分）ぶんを行っていますが、同じ日に２コマやっているので、２コマまとめて１００分として１行にまとめるということです。

経費についても同じように、上の画像を参考に「１行に１取引＝シートの１行には、取引１回分のみを入力」します。

（なお、説明の簡略化のため、同じ店での１回の買い物で、食材（仕入高）と調理器具（消耗品費）の両方を買った場合の入力方法は割愛しましたが、１枚のレシートに基づいて、食材と調理器具の２行に分けて入力するやり方がベストです。品目が異なるのも理由ですが、食材の消費税率は８％、調理器具の消費税率は１０％と、消費税率も異なるためです。１回の買い物でも、品目ごとに取引を分けて２回の取引として認識するということです）

「１列に１項目」とは

「シートの１列には、項目を１つだけ入力する」ことを意味します。列は、シートの縦方向です。

ここでいう項目とは、取引を説明するためのそれぞれの要素ー”いつ”、”誰に”、”何を”、”いくらで”、”どの手段で”ーを示すものです。

下の画像（料理教室の取引）を例にとれば、取引日（いつ）、勘定科目（何を）、金額（いくらで）、支払又は受取手段（どの手段で）、相手先（誰に）、品目（（具体的な）何を）をいいます。

オレンジ色で囲んでいる１列は、項目のうち「相手先」項目です。

事業内容によっては、上の画像の例で示した以外にも、項目を設定することが考えられます。部署や地域はその一例です。事業内容に応じて管理しやすいように項目を設定すると良いでしょう。

おわりに〜「１行に１取引・１列に１項目」のメリット

これまでに説明したとおり、１行に１取引・１列に１項目のルールで入力していくと、

• 見やすいデータリスト（表）ができあがる
• データの集計（関数やピボットテーブルを使用）をしやすい
• １列に１項目と決まっているので、会計ソフトにインポートしやすくなる
• インポートにあたって、データを加工ないし修正する必要があっても、やりやすい
• 表のつくりがルール化されているので、会計ソフトにインポートしたときにエラーが出にくくなり、エラーが出ても修正しやすい

といったメリットがあります。

一方、デメリットとしては、入力に慣れるのに時間がかかることが挙げられますが、一度慣れてしまえば、メリットの方がかなり強く発揮されます。

「１行に１取引・１列に１項目」ぜひ取り組んでみましょう。