金額は桁を右に揃える。表を読みやすく~Excelのちょっとした基本

金額(数値)がセンタリングされているExcelの表は見づらい

下の画像のように、金額(数値)がセンタリングしているExcelの表を見かけることがたまにあります。

金額がセンタリングしていると、読みにくいのですが、読みにくいだけではなく、次のようなデメリットもあります。

  • 桁がそろっていないので、数字を読むたびに視線の振れ幅が(桁がそろっている場合にくらべて)大きくなり、目が疲れやすい
  • (画像のように桁区切りが付されていることが条件となるが)千円単位、百万円単位でいくらあるか、ざっくり把握するのに時間がかかる
  • ひいては、桁がそろっている場合に比べて読みにくいので、表を読むのに時間がかかる
  • 読みにくいことから、読むことへのモチベーションが上がらない

Excelの金額(数値)は右に揃える。その方法。

セルの書式設定が「数値」「通貨」「会計」であるならば、「中央揃え」がOFF(リボンのボタンの色が濃くなっていない状態)になっていれば、金額(数値)は右に揃います。

リボンの「ホーム」タブの「配置」の中にある「中央揃え」ボタン(オレンジの枠内)。画像はONの状態(濃くなっている)。
「中央揃え」ボタン(オレンジの枠内)。画像はOFFの状態(濃くなっていない)。この状態であれば、金額(数値)は右に揃う。

中央揃えをOFFにするには、ホームタブの「配置」にある「中央揃え」ボタンをマウスで左クリックしても良いのですが、ショートカットで、「Alt」→H→A→Cの順に押して中央揃えボタンをOFFに切り替えることができます(ショートカットの方が早い。なおONに切り替えるときも同じ操作になる)。

金額を右に桁揃えした状態

まとめ

金額(数値)を右に揃えた状態(上の画像)にすると、表の見栄えがスッキリします。千円単位でざっくり把握するときには、千円単位の桁区切りよりも右側を見ずに、左側だけをまっすぐ下方向に読んでいけば済みます。読むのに要するエネルギーも少なくて済み、頭にも入りやすくなります。

慣れというものは怖いものでもあるもので、金額(数値)がセンタリングしている表に慣れてしまうと、それが当たり前になってしまい、ひいては、非効率さとか、疲労しやすさとか、モチベーションの低下の原因になっていることすら気が付かなくなってしまいます。

もし、上司や先輩、後輩、同僚や、専門家などの第三者に表を見てもらって、作表についてもアドバイスを受けるようなことがあれば、積極的に聞いてみましょう。他者目線による気づきを得られるでしょう。また、他の人はどのように作表しているか、見たり聞いたり読んだりしてノウハウを得ましょう。

そして、常に、現状の方法よりも優れた方法を採用し続け、スキルをアップデートしましょう。

(本投稿の執筆時間 45分)

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