Excelをストレスなく使うためにやっている３つのこと～Excelをととのえる
目次
はじめに
Excelは会計業務や税務業務の様々な作業に欠かせないアプリです。
- 会計ソフトからエクスポートした会計データの集計や加工
- 会計ソフトへのインポートデータの作成
- 経営分析（比率分析、前期比較、損益の推移など）
- 税金のシミュレーション（試算）
- お客様へのプレゼンテーション資料の作成
ショートカットキーや関数を使うことにより、作業や集計の効率化も図れます。
そして私は、Excelでの作業をストレスなく効率的にやるため、見た目がととのっているかにもこだわっています。
上の画像のExcelは
- データ（数値や文字列）がそろっていない
- 大きさ（５行目がほかの行と大きさが違う）
- 配置（勘定科目の「給料手当」が右寄り。C列の金額が右揃えに統一されていない）
- 書式（B列の金額は桁区切りがあるのにC列の金額は桁区切りが無い）
- フォントが統一されてない（A列とB列はMeiryo UI、C列はMS Pゴシックになっている）
- ３行目と４行目が白く塗りつぶされていて、目盛線が見えない
ことにより、ととのっていないので、見ているとストレスを感じ疲れます（肉体的（フィジカル）な疲労よりもむしろ神経やメンタルが疲労します）。
見た目が汚かったり、そろっていなかったりなど見た目がととのっていないと、あたかもノイズを聴かされているみたいに余計なストレス（負荷）がかかってしまい効率化の妨げになるといえます。
見た目にこだわるといっても、すごい難しいこととか、時間がとてもかかることをするわけではありません。３つだけです（２番目の作業はサブタスク３つあるので正確には５つ）。難しくなく、かかる時間もわずかです。
以下、見た目がととのっていないExcelをととのえる３つの作業をします。
フォントを統一させる
まずは、フォントを統一させます。好きなフォントに統一しましょう（職場で使用すべきフォントのルールがあるならばそれに従いましょう）。
私はMeiryo UIとBIZ UDPゴシックが好きなのですが、今回はMeiryo UIに統一します。
Ctrl+Aでシート全範囲を選択（あるいはフォントを変えたいセルの範囲を選択）して、「ホームタブ」の「フォント」のフォントのプルダウンからMeiryo UIを選択します。
フォントをMeiryo UIに統一できました。
データ（数値や文字列）の大きさ、配置、書式をそろえる
データの大きさをそろえる
まず、Ctrl+Aでシート全範囲を選択してから、ホームタブ＞フォントのポイント数（大きさ）のプルダウンを11に設定します。
データの配置をそろえる
次に、ホームタブ＞「配置」の左側のボタンを押すことにより、勘定科目（Ａ列）は左寄せに、Ｂ列とＣ列の金額は右寄せにと、左右の配置を修正します。このとき、上下の配置を真ん中に寄せる（下の画像赤枠内の上段真ん中（選択されているボタン））と、よりバランスよくととのえられます（私個人の感覚です）。
データの書式をそろえる（ここでは金額について全て桁区切りを付す）
最後に、書式をととのえます。ここでは、C列の金額に桁区切りがないので、付けます。
桁区切りはCtrl＋Shift＋1でつけることができます（書式は「通貨」に設定されます）。
ここまでの作業で、データがととのってきました。あとは背景（塗りつぶしや目盛線）です。
セルの塗りつぶしは無くして、目盛線を表示させる。
Ctrl+Aでシート全範囲を選択し、ホームタブ＞フォント＞塗りつぶしのプルダウンで「塗りつぶしなし」を選択します。
すると、３行目と４行目の白い塗りつぶしが無くなり、目盛線が見えるようになりました。これでExcelがととのいました。
なお、作業において罫線をつける必要はありません（目盛線だけで、表は十分見やすくなります）。罫線はプレゼンテーション用の資料をつくる際などに、最後につければ十分です。
まとめ
ととのっていないExcelと、ととのったExcelを比べてみましょう。
ととのっていないExcelと、ととのったExcel、どちらが見やすいか、一目瞭然ではないでしょうか。
ととのったExcelは、ノイズのような耳障りならぬ目障り感がなく、見ていてもストレスが少ないです。作業はこちらのほうが捗ります。
効率化はストレスフリーの実現によって最大の効果を発揮します。
ととのって快調になる、ストレスフリーになるという点で、Excelをととのえる作業はサウナや入浴に似ているようです。
Excelの見た目をととのえて、ストレスフリーになって効率化の効果をあげていきましょう。
参考
過去のブログ記事→金額は桁を右に揃える。表を読みやすく～Excelのちょっとした基本
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