Excelをストレスなく使うためにやっている3つのこと~Excelをととのえる

はじめに

Excelは会計業務や税務業務の様々な作業に欠かせないアプリです。

  • 会計ソフトからエクスポートした会計データの集計や加工
  • 会計ソフトへのインポートデータの作成
  • 経営分析(比率分析、前期比較、損益の推移など)
  • 税金のシミュレーション(試算)
  • お客様へのプレゼンテーション資料の作成

ショートカットキーや関数を使うことにより、作業や集計の効率化も図れます。

そして私は、Excelでの作業をストレスなく効率的にやるため、見た目がととのっているかにもこだわっています。

見た目がととのっていないExcel

上の画像のExcelは

  • データ(数値や文字列)がそろっていない
    • 大きさ(5行目がほかの行と大きさが違う)
    • 配置(勘定科目の「給料手当」が右寄り。C列の金額が右揃えに統一されていない)
    • 書式(B列の金額は桁区切りがあるのにC列の金額は桁区切りが無い)
  • フォントが統一されてない(A列とB列はMeiryo UI、C列はMS Pゴシックになっている)
  • 3行目と4行目が白く塗りつぶされていて、目盛線が見えない

ことにより、ととのっていないので、見ているとストレスを感じ疲れます(肉体的(フィジカル)な疲労よりもむしろ神経やメンタルが疲労します)。

見た目が汚かったり、そろっていなかったりなど見た目がととのっていないと、あたかもノイズを聴かされているみたいに余計なストレス(負荷)がかかってしまい効率化の妨げになるといえます。

見た目にこだわるといっても、すごい難しいこととか、時間がとてもかかることをするわけではありません。3つだけです(2番目の作業はサブタスク3つあるので正確には5つ)。難しくなく、かかる時間もわずかです。

以下、見た目がととのっていないExcelをととのえる3つの作業をします。

フォントを統一させる

まずは、フォントを統一させます。好きなフォントに統一しましょう(職場で使用すべきフォントのルールがあるならばそれに従いましょう)。

私はMeiryo UIとBIZ UDPゴシックが好きなのですが、今回はMeiryo UIに統一します。

Ctrl+Aでシート全範囲を選択(あるいはフォントを変えたいセルの範囲を選択)して、「ホームタブ」の「フォント」のフォントのプルダウンからMeiryo UIを選択します。

フォントをMeiryo UIに統一できました。

データ(数値や文字列)の大きさ、配置、書式をそろえる

データの大きさをそろえる

まず、Ctrl+Aでシート全範囲を選択してから、ホームタブ>フォントのポイント数(大きさ)のプルダウンを11に設定します。

フォントの大きさを11に設定

データの配置をそろえる

次に、ホームタブ>「配置」の左側のボタンを押すことにより、勘定科目(A列)は左寄せに、B列とC列の金額は右寄せにと、左右の配置を修正します。このとき、上下の配置を真ん中に寄せる(下の画像赤枠内の上段真ん中(選択されているボタン))と、よりバランスよくととのえられます(私個人の感覚です)。

配置(上・下・左・右・中央揃え)の設定ボタン

データの書式をそろえる(ここでは金額について全て桁区切りを付す)

最後に、書式をととのえます。ここでは、C列の金額に桁区切りがないので、付けます。

桁区切りはCtrl+Shift+1でつけることができます(書式は「通貨」に設定されます)。

ここまでの作業で、データがととのってきました。あとは背景(塗りつぶしや目盛線)です。

セルの塗りつぶしは無くして、目盛線を表示させる。

Ctrl+Aでシート全範囲を選択し、ホームタブ>フォント>塗りつぶしのプルダウンで「塗りつぶしなし」を選択します。

セル塗りつぶしのプルダウンで「塗りつぶしなし」を選択

すると、3行目と4行目の白い塗りつぶしが無くなり、目盛線が見えるようになりました。これでExcelがととのいました。

塗りつぶしが無くなり目盛線が見え、Excelととのえ完了!

なお、作業において罫線をつける必要はありません(目盛線だけで、表は十分見やすくなります)。罫線はプレゼンテーション用の資料をつくる際などに、最後につければ十分です

まとめ

ととのっていないExcelと、ととのったExcelを比べてみましょう。

ととのっていないExcel(ととのえる作業をしない状態)
ととのったExcel

ととのっていないExcelと、ととのったExcel、どちらが見やすいか、一目瞭然ではないでしょうか。

ととのったExcelは、ノイズのような耳障りならぬ目障り感がなく、見ていてもストレスが少ないです。作業はこちらのほうが捗ります。

効率化はストレスフリーの実現によって最大の効果を発揮します

ととのって快調になる、ストレスフリーになるという点で、Excelをととのえる作業はサウナや入浴に似ているようです。

Excelの見た目をととのえて、ストレスフリーになって効率化の効果をあげていきましょう。

参考

過去のブログ記事→金額は桁を右に揃える。表を読みやすく~Excelのちょっとした基本

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