事務所の「表札」～来所前の連絡（アポ取り）

ご来所前のアポ取りをお願い申し上げます

時間管理のため

事務所の表札に、URLと電子メールアドレスを表記して「ご来所についてはホームページの問い合わせフォームまたは電子メールにより、事前にご連絡をお願い申し上げます」と添え書きしました。

その目的は、事前にご連絡を頂いた上でアポを取ることにより、突然ご来所頂いた場合に、外出により不在という時間のロスをなくすためです。ひとり税理士（ひとり会計事務所）として営業・執務している関係上、私に代わって対応する職員もいないため、私の外出・不在によって時間をロスしないよう、事前のアポ取りをお願いしております。

そして、事前にアポ取りをすることにより、ご来所される方にとっても、私にとっても、スケジュールが確定します。突然の来訪という予測不可能な状況を避けることで、時間の管理がしやすくなります。時間もまた希少な（限られた）経営資源として、十分な管理をします。

執務・作業に集中できる環境づくりのため

突然の来訪により、執務や作業が中断されることになります。来訪が終わってもとの執務や作業に戻るのには、かなりのエネルギーを必要とするので、突然の来訪というのは仕事の生産性を往々にして下げるものといえます。

当事務所としては、突然の来訪を避けることにより、執務・作業に集中できる環境を整えて、もって仕事の生産性と品質を向上したいので、ご来所には事前の連絡によるアポイントメントをお願い申し上げるところです。

なお、営業・セールスはお断りしております。情報過多社会にあって、情報の洪水に溺れないよう、入ってくる情報を選り分けることにより、執務環境を整えて仕事の生産性や品質を高めるためです。

当事務所で必要なものは、営業やセールスを受けて（受け身で）得るのではなく、購入者である自らが能動的に（ネット検索や問い合わせにより）探した上で得ます。

電話による執務や作業の中断をなくし、生産性を上げるため、電話番号を公開していません。

電話番号は、ホームページにも事務所の表札にも表記していません。電子メールによる連絡や質疑応答を基本にしています。

電話は往々にして、かける側からすれば受ける側の都合が分からないこともあって、電話を受ける側の執務や作業を中断してしまうことがあります。予めかかってくることが分からない電話により、執務や作業の集中力が削がれることを避け、もって執務や作業の生産性と品質を維持・向上するため、電話番号を公開しないこととしています。

仕事の話については、電話によらないで、電子メールによることにしています。確かに電話のように即応答はできませんが、当事務所の営業時間内、一日３～４回はメールの到着を確認しており、メール到着確認後２４営業時間以内（営業時間外は含まない）に返信するようにしています。

さらに、電話よりも電子メールの方が証拠として残りやすいので、いわゆる「言った言わない問題」を避けやすく、業務の品質が上がると考えます。

電子メールではどうしてもうまく伝わらない、という場合は、電話ではなく、直接お会いしてお話させていただくようにしています。

最後に～時間も希少な資源、時間泥棒にならないようにします

時間、それは、ひと、モノ、金、情報と並ぶ経営資源であり、希少で貴重なものです。

そして、時間は、人生にとっても、希少で重要な、かけがえのない資源。

企業経営にとっても人生にとってもとても大切な時間。他人の時間を奪ってしまう「時間泥棒」に陥らないよう、私も気をつけます。時間泥棒に陥らないようにしましょう。

（本投稿の執筆時間　６０分）