当事務所の電話のルールと使い方
仕事に電話を極力使いません→これも「働き方改革」
現在も多くの会計事務所は電話番号を公開していますが、当事務所では電話番号を公開していません。
当事務所へのお問い合わせは、
- ホームページのお問い合わせフォーム
- ホームページ及び名刺に記載されている電子メールアドレスへの電子メール
によっており、電話での問い合わせを受け付けておりません。
なぜそのようにしているかというと、タイトル通り仕事に電話を極力使わないようにしているためです。
仕事に電話を極力使わない理由は、電話を受けると仕事、打合せ、タスク、作業が中断されてしまい、集中力が切れてしまい、電話終了後にこれらを再開することには大きなエネルギーを必要とし、生産性が上がらないためです。
電話というのは多くの場合、受ける側の都合は考慮せず、かける側の一方的な都合によりかけられるもので、受ける側にとっては（事前にアポイントメントがある場合を除き）予期せぬものです。予期せぬ「割り込み」となってしまうものです。
そのような電話という「中断要因」（電話を「時間泥棒」と称するビジネスパーソンも今では増えてきたように感じます）を除去することによって、仕事に集中でき、仕事に集中できた結果、よりよいパフォーマンスを発揮でき、もって生産性が高まるということです。
電話を使わない、使うとしても使い方を決めてそのとおりに使うことは働き方改革、電話の使い方を変えることも働き方改革です。
当事務所の電話のルールについて
電話を極力使わないとはいっても、携帯電話は所持しています（固定電話及びファックスは当事務所にはありません。理由は後述します）。
緊急を要する場合、電話を用いざるを得ないことも考えられるためです。
また、税務署（税務官公署）および取引金融機関との連絡は、今でも電話によることとなっており、電子メールやチャットサービスで連絡を取ることができないため、税務署および取引金融機関には電話番号を教えており、連絡も電話によっております。
上記をふまえた上で、当事務所の電話の使い方については一般的なルールを設けています。
- 電話番号は税務署（税務官公署）及び取引金融機関を除くほかは、ご契約のお客様のみにお教えしております。
- お客様との電話による通話は、緊急を要する場合のみに限定し、通常（緊急を要しない場合）は、メールやチャットサービスにより連絡を取り合うこととしています。
- 当事務所で電話を受ける場合について、午前中は、留守番電話で受けることを原則としています（緊急を要すると判断した場合は午前中でも直接受けます）。
- 当事務所から（税務署や取引金融機関に）電話をかける時間帯は、緊急を要しない場合においては、午後の時間帯としています。
なお、「重要性が高い」と判断した話や、メールやチャットサービスではニュアンスを伝えるのが困難な場合は、事前にアポイントメントを取ったうえで、
- スカイプなどのテレビ会議システムを用いて話す
- 訪問する、あるいはご来所頂いた上で、直接顔を合わせて話す
こととしております。
ざっくりまとめると次の表のようになります。
また、上記３、４において、電話を使う時間をなるべく午後にするようにしているのは、午前中は疲労度が午後に比べると小さく、集中力が高く生産性が高まりやすいため、
集中力、思考力、高度の判断力を要する仕事、タスク、作業を午前中にするようにしているためです。
参考：当事務所では固定電話とファックスは廃止しています
現在でも多くの会計事務所は固定電話とファックスを持っていますが、当事務所はすでに廃止しています。
２０１８年６月までは、当事務所にも固定電話とファックスを設置しておりましたが、２０１８年７月からは廃止し、電話は携帯電話だけといたしました。
まず、電子メールやチャットサービス、クラウドストレージサービスの共有フォルダにより、PDFや画像ファイルのやりとりが可能になったため、ファックスの必要性が薄れました。
ちなみに、私の事務所の所在する川崎市麻生区を管轄する税理士会の支部、東京地方税理士会川崎西支部は、ファックスのない事務所への連絡は電子メールおよび添付ファイルでして頂けます。税理士会との関係においてもファックスが不要な環境となっています。
さらに、電話については、事務所用の携帯電話１台あれば十分であり、固定電話の必要性が薄れました。固定電話代をカットすることにより、通信費の節約にもつながりました。
なお、インターネットの回線代については、２０１８年までは固定回線（ケーブルテレビ局のインターネット）を引いておりましたが、これも廃止し、WiMAX（ポケットWi-Fi）に変更しました。クライアント先やカフェなどで作業する際には、固定回線を使うことはなく、事務所内においてもWiMAXで十分なためです。プライベートでも兼用しているので、家事按分しています。
おかげで、現在では事務所に固定通信回線はありません。PCもデスクトップではなく、ノートパソコンのみであるため、モバイル環境１００％となっています。
（本投稿の執筆時間 ８０分）
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