ペーパーレス事務所に脱皮します。

スキャナー Scansnap を導入

最近は、会計事務所でも「ペーパーレス化」が盛んになってきました。ひとり会計事務所の当事務所でも、紙の使用量削減による地球環境の保護と事務所環境の向上をはかり、業務の生産性をあげたいと、スキャナーを導入しました。Scansnap iX500です。

スキャンのスピードは相当早いです。安くはなかったですが、投資の効果はあると感じています。

会計処理・税務処理を検討するにあたっての資料、確定申告書の控えは、これまでハードコピーをとり、決算書や証憑の保管期限に合わせて当事務所で紙のまま保管していましたが、これら紙の資料を全てスキャンし、Dropboxで保管する体制に移行しています。

もっとも、ひとり事務所の場合だと、自らの証憑(領収書や請求書など)は紙のまま保管せざるを得ないため、完全ペーパーレスとは行きませんが、それでもかなりの紙を削減でき、事務所の書庫がかなり空き、スッキリします。

スキャナーの導入に合わせ、事務所のファックスを廃止し、複合機(といってもキヤノンのインクジェットですが)も処分しました(プリンターも処分したことになります)。複合機の処分だけでも、小さな事務所のスペースが空き、広くなりスッキリした感じがします。

もともと、連絡はメール(お問い合わせフォーム含む)で頂きたいので、ファックス番号、電話番号はHPに公開していませんでしたが、引いてあった固定電話も解約しました。今は携帯電話の電波のみでネットにつなぐ体制にしたのです。

どこでも仕事ができ、すきま時間を有効活用できるように

私は、基本的にはお客様を訪ねて、そこで仕事を進めるスタイルをとっています(公認会計士による監査が、クライアントの会議室で行われるように、税務でもそのようにしています)。執務室としての事務所はHPに所在地を記載している通り確保していますが、モバイラーとして仕事をしています。

スキャンした資料は全てDropboxに保管しているので、必要な資料、情報はパソコンをスマホに繋いで外出先で見ています。監査法人の職員のワークスタイルのように。

もちろん、顧客の資料をカフェや電車内など公衆の場で開いたりはしませんが(公認会計士と税理士は守秘義務が命です)、ブログを書いたり、ちょっとした情報やアイデアの整理、メールでの連絡など、すきま時間でどこでもできることにより、生産性を高めています。

今後の方向性

まとめというか、今後の方向性としては、お客様から「資料を預からない」「ハードコピーをもらわない」こととします。

現に、freeeにおいては請求書や領収書の画像をアップしてもらうことにより、お客様から資料を預からない体制を築いてはいますが、お客様先におじゃましたときにも、資料を預からず、その場で携帯スキャナでスキャンしてDropboxに格納することとします(近日中に携帯スキャナScansnap ix100も導入予定)。

Dropboxの共有機能を使って、Dropbox上で資料の共有もして行きたいと思います。

業務の電子化、ペーパーレス化は、今後さらに進んでいくのは間違いありません。先進的な会計事務所には遅れをとったと思っていますが、当事務所でも本格的にペーパーレス化、電子化を推し進めて参ります。

(本投稿の執筆時間 45分)

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