クライアントとやりとりする方法〜共有フォルダ上の質問・依頼リスト

電話は使わない代わりに、共有フォルダ上のリストでやりとり

当事務所では、業務に電話を使いません（緊急性の高い場合には使う可能性もありますが、それ以外では使いません）。

電話は一方的で、かけた先の仕事を中断してしまい（受ける方も同様に中断されてしまい）、業務効率化の妨げになるためです。

電話による中断から、元の仕事に復帰するのには、かなりのエネルギーを使います。

そのようなエネルギーの無駄遣いをしたくない、業務効率化の妨げになることはしたくないため、電話を使わないことにしているのです。

それでは、お客様に資料を依頼したり、質問をしたりする際にはどうするのか。

電子メールも手段ではありますが、電子メールは一覧性がなく、進捗状況（処理済みか、未済か）がぱっと見でわかりにくいため、リストにしています。

（電子メールは主に連絡や日程の調整に使う）

下記のようなフォームのスプレッドシート（Excelで作成）を、Googleドライブの共有フォルダ（クライアントと共有）にアップロードし（アップロード時や、質問事項などを追加したときはその旨をメールで連絡）、

そのシートに質問事項や依頼資料を書いて、クライアントに回答を（貴社ご回答欄に）記入していただいています。

当事務所は、貴社ご回答欄を読み、資料依頼の場合には格納（アップロード）先の共有フォルダも見て、確認が終われば「当事務所コメント欄」「当事務所確認完了日」に入力して進捗を確認できるようにしています。

追加で質問がある場合には、別の行に移り、そこで追加の質問をしていきます。

この質問・依頼リストは、クライアントとの共有フォルダ（Googleドライブ）に入れているので、クライアント側も、質問の回答状況や資料の提供状況が把握できます。お互いに状況を確認し合いながら、業務を進めることができるものです。

そして、クライアントサイドで質問・依頼リストを閲覧、対応する時間を作っていただくことになるため、電話のように不意に業務を中断されることはありません。

freeeのコメント欄上で質問することもある

一方、freeeに登録された取引に直接ひもづく事項については、freeeのコメント欄を使って質問や、追加資料の添付をお願いしています（コメント欄に記入した場合には、freeeの機能でメールが送信されます）。

こちらは、質問・依頼リストと異なり、freeeの取引に直接領収書などを添付していただいたり、freee上の作業、例えば取引先、品目、備考欄の追加入力を依頼することが多いです。

売上や、経費の各費目の増減理由や、詳細な内容や目的については、質問・依頼リストを使うことが多いです。

freeeのコメント欄についても、クライアントサイドで対応する時間を作っていただくことになるため、電話のように不意に業務を中断することはありません。

クラウドでは情報の共有もラクにできるので、フルに活用していきます。