会計ソフトの摘要欄を書くコツ

摘要欄はなぜ必要か

会計ソフトには（紙の帳簿にも）「摘要」という欄があります。ここには、取引の概要を具体的かつ簡潔に書きます。

なぜ摘要欄があるかというと、帳簿を見ただけで（詳細な資料といえる領収書、請求書、契約書などの証拠資料を見なくとも）どのような取引をしたかを分かるようにするためです。

また、取引に付される「勘定科目」というものは、大まかに取引の内容を分類するものであり、大まかに取引の内容を類推させるものではありますが、取引の具体的な内容までは分かりません。具体的な内容は、摘要欄に書いて説明する必要があるのです。

公認会計士の監査でも、税務調査でも、会計ソフト（で作成される帳簿）は必ず見られることとなります。そのときに摘要欄に記載が無かったり、不十分だったりすると、摘要欄を十分に書くよう指摘されることとなります（会計（経理）事務が雑だなというマイナスイメージも与えてしまい、損です）。私も業界に入りたてのころから、摘要欄の記載については、諸先輩方にならい、クライアントに指摘していました。

それでは、摘要欄にはいったいどのように書けばいいのか。特に会計ソフトの入力（記帳）にまだ慣れていない方にとっては、迷うことも多いでしょう。そこで、摘要欄を書くコツについてまとめてみました。

摘要欄を書くコツ

上の写真は、当事務所でも使用しているfreeeの画面です。パッと見て具体的な内容が簡単にわかる程度の記載です。新聞図書費の総勘定元帳を引っ張ってきたものですが、これをお手本にしてもいいでしょう。

さて、摘要欄に書く内容は次のとおりです。

取引の相手の氏名や名称（誰と,who）→freeeでは「取引先」
取引の内容物、売ったもの、買ったもの（何を,what）→freeeでは「品目」
取引をした部門や部署や担当者（どの部門（の誰）が,where）→freeeでは「部門」、「メモタグ」も活用
取引の理由（なぜ,why）→freeeでは「メモタグ」や「備考」欄を適宜活用

この４点については、略称でも構いません（略称の意味については、聞かれたら答える形で良いです）。この４点は５W１Hのうちの５Wといえます（なお、いつ（when）取引したかについては、日付欄に書くこととなる）

また、内容物（品目）については、総括的な名称を書くケースが多いと思います。例えば「書籍」「雑誌」「材料」「備品」「事務用品」といったぐあいです。これだけ書いても不可とはいえませんが、領収書や請求書まで見ないと具体的に分からないというのは、帳簿として不便といえます。

そこで、書籍や雑誌の名称（「日経おとなのOFF」といったぐあい）、材料の具体的な内容（「コーヒー豆　エチオピア」「黒砂糖」といったぐあい）、備品や事務用品の具体的な種類や名称（「延長こーど」「ボールペン」といったぐあい）を追加して書いていくのがベターといえます。freeeでは、備考欄に書いていけばよいでしょう。頻繁に買うものについては「品目」として登録したり「メモタグ」を追加してもいいでしょう。