【Tips】電子取引データに規則的なファイル名を付すことについて

２０２４年１月１日からは、電子取引データ自体を保存する必要が生じる

電子取引データとは、紙でやり取りすること無く、電子データ（電子メール本文、PDFファイルや画像データなど）のままやり取りする取引書類（納品書、請求書、領収書、契約書など）をいいます。

２０２３年１２月３１日までにやり取りした電子取引データは、プリントアウトして保存しても良いことになっていますが、２０２４年１月１日以降にやり取りした電子取引データは、プリントアウトせず、電子のまま（ハードディスクやクラウドシステムなどに）保存する必要があります（例外措置がありますが、ここでは割愛します）。

そして、電子のまま保存するには、以下の条件を満たす必要があります。

• 改ざん防止のための措置をとること（本投稿では説明を割愛）
• 「日付・金額・取引先」で検索できるようにすること

検索できるようにするため、フォルダの検索機能を使って検索できるよう、ファイルの名前に規則的に「日付・金額・取引先」を入力することが一般的になろうかと考えます。詳細を以下に説明します。

検索要件を満たすための、ファイル名に一手間

ここでは、以下の画像の通り、取引先と日付と金額をファイル名として入力していますが、取引先の検索をひらがな一文字で済ませるため、取引先の読みの最初の１文字をひらがなでファイル名の先頭に入力しています。

この、取引先の読みの最初のひらがな１文字を入力する手間はありますが、取引先検索のときには、検索ボックスに読みの最初のひらがな１文字を入力すれば検索できます。

なお、フォルダの一覧がリスト形式で表示されているときに、フォルダ名を昇順に表示すれば、あいうえお順に表示され、降順に表示すれば、「んをわ」順に表示され、スクロールによったとしても取引先順に探しやすくなります。