お客様との資料のやりとり、クラウドで。重要な紙の原本は直接見ることもあり。

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実物を確かめることを重視しつつも、効率化との両立を図っています

会計記録に欠かせない領収書、請求書、納品書、契約書などの書類（「証憑（しょうひょう）」といいます）。

決算書や税務申告書を作成するにあたって、証憑を確認する場面が多々ありますが、原本を見る、実物を確かめることを重視しています。

一方で、全てについて実物を確かめるというのは、手間と時間がかかる割には効果が大きいとは限らず、効率的とはいえません。

クラウド会計ソフトとしてfreee、クラウドストレージとしてDropboxを使っている当事務所としては、証憑は以下のように確かめることにしています。

freeeに登録した取引に領収書や請求書の画像を添付して頂く

freeeに登録した取引には、ファイルを添付することができます。

freeeのスマホアプリで「レシート撮影」すれば、撮影した領収書や請求書をfreeeのファイルボックスにアップロードできます。

アップロードした画像から取引を登録できます。freeeでは画像が解析され、日付や金額、（登録されている）取引先は候補を表示してくれるので、入力の手間を一部省略できます。

また、パソコンのブラウザではクレジットカード明細やネットバンキング明細の同期などによってすでに登録した取引に添付することもできます。

紙の領収書や請求書を保管する必要はあるものの、freee上の取引と証憑の紐付けがよく分かるようになります。

Dropboxの共有フォルダに契約書など書類のPDFを入れて頂く

事務所の賃借や機器のリースやレンタルのように、継続した取引の場合は、契約書を見ることがあります。

契約書については、スキャナでスキャンして頂き、生成されたファイルをDropboxの共有フォルダに入れて頂くことがあります。

ScanSnapのようなスキャナ専用機はスキャンの精度も高く素晴らしいのですが、スマホのカメラ性能も素晴らしいのでスマホをスキャナとして使えます。

おすすめのスキャン用スマホアプリは、Adobe Scanです。書類にカメラを向けると、シャッターボタンを押さなくとも自動的に書類を認識してスキャンしてくれます。トリミングもしやすいです。

重要と判断した書類については原本を拝見する

利益の金額や税額に与える影響が大きい（重要である）と判断したものについては、原本を拝見します。

事前にfreee上の画像ファイルやDropboxの画像又はPDFで確かめることに加え、直接お会いした際に、原本を拝見することとしています。

終わりに～郵送による証憑、書類のやりとりの必要がない。

証憑のような重要書類の原本は、極力、社外へ受け渡しをしないほうが良いものです。

クラウド会計やクラウドストレージの活用によって、証憑を画像やPDFといった形にデータ化し、データの受け渡しにより、その分郵送（社外への原本受け渡し）の手間が省けます。

ハードコピーもしないので、紙資源と紙代の節約にもなります。

一方、重要なものは郵送によって送ってもらうことはせず、直接お会いした際に拝見することとしています。

紛失を避けるという目的もありますが、直接お会いしながら拝見することにより、クライアント様にとっては原本を手に説明しやすいように、当事務所にとっては原本の必要な箇所を示しながら説明しやすいようにし、フェイス・トゥー・フェイスで重要事項を検討、協議できるようにする目的もあります。

（本投稿の執筆時間　７０分）