会社は肉体ではなく文書でできている

「（会社などの）法人には救われるべき魂（精神）も無ければ、蹴られるべき肉体も無い」と言われます。これは、法人とは文字が示すとおり「法律上与えられた人格」であって、肉体と精神を持つ人間（自然人といいます）とは別に、契約をすることができる社会的実体ということを意味しています。

お勤めの、あるいはかつて勤めていた会社（法人）を思い浮かべるといいと思います。営業をしてお客様と契約をするのは、勤めている自分ではなく「会社」です。給料も、お客様から直接ではなく、雇用契約に基づいて「会社」からもらいますよね。

さらに、大企業ほどありがちなことですが、自分が辞めても、会社は会社として経営や業務がまわっていきます。自分ではなくとも、会社に入って働く人が入れ替わっても会社は存続できるわけです。

ところが（自然人である）自分は、自分の人生を他人と交代することなど、できませんよね。

会社に勤める従業員（社員）、会社を経営する役員、ひとりひとりは自然人ですが、会社そのものは、言うなれば「事業（商売）をするための装置、ないしは”箱”」です。会社そのものに、自然人のような肉体があるわけではありません（当たり前といえば当たり前ですが）。

その会社が、会社の目的にしたがって事業（商売）をするためには、会社のなかに「仕組み」が必要になってきます。人間が生きるのに肉体が必要なのと同じで、会社には「仕組み」が必要で、その「仕組み」は文書で構成されます。

会社の設立のときにつくる、会社の目的や資本金、決算期などについて書く基本原則の「定款」から、すでに「文書で」「仕組みを」つくっているのです。

そして、会社には肉体はなくとも、会社の精神は「経営理念」として言葉として揮毫されます。精神を言葉にするのは自然人にとっても重要ですが、会社も精神を文書にしているといえます。

株主総会議事録は必須、取締役会があれば取締役会議事録も

株式会社を前提にすれば、株主総会というのはどの会社にも必ずありますが、株主総会毎に議事録を作成しなければなりません。株主総会では会社の経営にとって重要なことを決めていきますが、その議事を証拠として記録するために議事録が必要となります。

さらに、取締役が複数いて、取締役会を設置している会社であれば「取締役会議事録」も必要になってきます。

会社によっては、会社法で法定されていない会議体もあります。経営会議と呼ばれる会議が典型的ですが、経営会議の議事録を残すのも、決定した事項を事業に落とし込んで業務を円滑に回すためには必要になります。会社内のコミュニケーションの一手段ともいえます。

法定されていないことも会議メモや日誌など「ログ」を残していく

他にも、様々な文書をつくっていくことになります。

• 組織図
• 就業規則
• 経理規程、給与規程、退職金規程などの規程集
• 業務記述書、フローチャート
• 稟議書
• 報告書
• 業務日誌
• 電子メール

など、会社を運営するためのルール、運営するための体制、運営の経過と成果、意思決定の経過と結論、交わしたコミュニケーションを文書として残していきます。

自然人と違って、会社は、中で働く人が入れ替わり得ます。入れ替わったとしても、会社の事業が回るようにするために、このような様々な文書化が必要になってきます。

さらに、会社も事業を回していけば、失敗することがあります。失敗を含めて、経過と成果を文書に残すことにより、後でそれを見返しながら、事業の改善を図って、よりよい成果を挙げられるようにしていくのです。

おわりに

会社が文書でできている、できていくことについて書いてきました。個人でも生活習慣を振り返ったり、改善したりするために、ライフログを取ることが静かに流行っていますが、会社ならなおさら、文書を残していく必要があります。従業員が入れ替わっても、前任者が作った業務のマニュアルや引き継ぎ文書を見て、仕事が円滑に進むようにしていけます。何らかのトラブルが発生した際に、証拠となったり、解決するための材料を得られることがあります。

さらには、仕事のプロセスや成果、結果を書くこと、意思決定すべき事項の概要と、各代替案と代替案毎のメリットとデメリットなど、書くことによって論点や問題点が整理されていきます。

会社もそうですが、個人事業・フリーランスであっても、書くことによって、思考をクリアにして仕事がはかどるようになると思います。書くことは、仕事にとってあまりにも当然のものだからなのか、あまり「書く」ことを強調する人はいませんが、「書く」ということをもっと強く意識して、書くスキルを上げていったほうが、仕事の生産性も上がるのではないかと思っています。

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（本投稿の執筆時間　６０分）