受信トレイをToDoリストのように使う。空にするとすっきり。

Enjoy your empty inbox！今日やること全て終わった！

実は、長いこと、受信トレイにメールをため続けていました。過去のメールを見る必要が生じた場合には、受信トレイの中を検索していました。

Gmailのタグは使うこともありますが、Outlookでデフォルト以外にフォルダを作ることもしていません。メールは受信トレイの中を検索すればよく、フォルダ分けする必要性を感じていませんでした。

しかし、最近になって気が付きました。

受信トレイは郵便物にたとえれば郵便受けではないか！郵便受けに何千通も郵便物を貯めることはありえない！

その、何千通も受信トレイにためてしまうということを、メールを使い始めた大学時代以来四半世紀以上、やってきてしまいました。

受信トレイに届いたメールは、処理したら、アーカイブ

するということを、最近やっと始めることができました。

すると、メールアプリを開いて最初にみる画面が受信トレイなのですが、受信トレイのメールが「片付いて」いると、すっきりした気分を感じるようになりました。逆に言えば、受信トレイにメールが溜まっていても何も感じないほどに、慣れすぎて感覚が鈍麻していたようです。

受信トレイに届いたメールは

読むだけで、読んだらアーカイブ

読んだら、返信はしないが、一定のアクションをしたらアーカイブ

一定のアクションとは、

• 予定表に書き込む
• ネット通販でオーダーした荷物を受け取る
• 支払いを済ませる
• 入金を確認する

などです。返信をしなくとも、こうしたアクションが必要と判断したメールは、アクションを完了してからアーカイブします。

読んだら、返信が必要と判断したものは返信してからアーカイブ

このような手順を踏んでアーカイブすると、受信トレイというのは、単にメールを受ける箱（フォルダ）の役割を超えていることを体感できました。

受信トレイはToDoリストとして使う

受信トレイにメールが残っているというのは、するべきこと（To Do）が残っていることを意味します。

一定のアクションを済ませたり、返信したりと、するべきことが終わったらそのメールをアーカイブする。

受信トレイのメールをすべてアーカイブできたとき、受信トレイが空になりますが、それはやるべきことがすべて終わったということ。

受信トレイが空になることは、気分がスッキリすること。これは結構大きな気づきでした。

今では、必要なメールを検索するときはアーカイブフォルダを検索しています。

なお、メールの削除もしないようにしました。メールの容量は、ストレージの容量に比べると少ないうえ、検索は早く、さらに削除するかどうかの判断をする時間がもったいないからです。

（本投稿の執筆時間　５０分）